大学生へ英語メールの「署名欄」の正しい書き方

どうも、理系大学生のSeigaです!
今回は大学生向けに英語メールの「署名欄』の書き方について紹介していきます。
ぜひとも、この記事を読む前に読んでいただければ幸いです!
大学生のための就活英語メール攻略【導入部:自己紹介編】

ビジネスの場面においては、英語メールの末尾に署名を書くことはマナーとなっており、欠かすことができません。
 
しかも、この署名には明確なルール付けがなされており、書くべき項目とその順番まできっちりと規定されています。
 
このことを知らずに署名をしない、あるいは間違った方法で書いてしまうと失礼にあたり、思わぬ恥をかいてしまいます(汗)
 
今回紹介する、英語メールの署名欄の正しい書き方をマスターしましょう٩(๑´3`๑)۶
 
こんな方に読んでほしい記事
  • 就活メールを英文で書かなければならなくなった就活生
  • 英語メールの署名欄の正しい書き方を知りたい方

最後まで読んでいただけると幸いです(*´ڡ`●)

英語メールでの署名の基本ルール

英語メールでの署名の基本ルール

冒頭でも述べたように、英語メールの署名にはしっかりとしたルールが存在する。まずはこのことを頭に入れて、どのように署名をするのかを把握していこう。

まず、書くべき項目とその順番だが、下記の順番となっている。

英文メールでの署名の書き方

  • 1.名前(sender’s name)
  • 2.肩書・役職名(title)
  • 3.会社名(company’s name)
  • 4.住所(address)
  • 5.電話・FAX番号(telephone and fax)
  • 6.Eメールアドレス(email address)
  • 7.ウェブサイトアドレス(URL)
(例)
————————————————–
Sincerely,
Taro Usagi
 
—————————–
Taro Usagi
Manager,Sales Department
Usagi Note Inc.
1-23-45,Roppongi Minato-ku, Tokyo 123-4567
E-mail:t-usagi@usagi-note.com
Tel:+81-3-6XXX-6XXX
Fax:+81-3-6XXX-6XXX
————————————————–
 
 日本語の署名と比べると、日本語では会社名など、全体的な情報から個人情報へと下って書いていくのに対し、英語での署名は個人情報から全体情報へと下って書いていく。
 
 ビジネスの場面では、英語でメールを送る際には、必ず末尾に以下のような署名を書かなければいけない。いちいち文末に書かなければいけないのは面倒に思えるかもしれないが、電子メールの設定ツールでメール末尾に自動的に署名を入れるようにしておけば問題ない。オプションの項目“署名”に登録することで、メッセージの挿入から署名を簡単に入れることができる。

先生に英語メールを送る場合

実際の手紙・メールの書き方について記します。先生(大学の教授)に向けて手紙・メールを書く場合を想定していますが、他の人に対しても当てはまる内容です。

件名は一目で分かる内容に

件名を空欄にするのはご法度です。また、曖昧なタイトルも好ましくありません。スパムメールと間違えられて、相手に見てもらえない恐れがあります。何のメールなのか一目でわかるようなタイトルをつけましょう。

件名に入れる単語の最初の文字は、基本的に大文字です。例外として、接続詞(and, or, but…)、冠詞(a, the…)、前置詞(in, on, for…)は小文字で書きます。

~件名の例~

欠席のメール
Missing the class on 2nd July(7月2日のクラスを欠席した件)
アポイントメントを取りたいメール
Appointment: next month(アポイントメント:来月)
Appointment to discuss the new report(新しいレポートについて議論のアポイントメント)
課題提出のメール
English Essay from Hanako Yamada(山田花子の英語課題)
お礼のメール
Thank you for your reply(お返事ありがとうございます)
質問のメール
Question about yesterday’s class(昨日の授業についての質問)
メールアドレス変更のお知らせ
Change of E-mail address(Eメールアドレスを変更しました)

先生の宛名は冒頭

先生の宛名は冒頭に書きます。「Dear Professor+ラストネーム」又は「Professor+ラストネーム」を使いましょう。

その後に、,(カンマ)又は:(コロン)を付けます。,(カンマ)の方がカジュアルで、:(コロン)がよりフォーマルです。相手との関係で使い分けましょう。

Dear Professor Tanaka:
田中教授へ

宛名を書いたら一段空けて、本文を書き始めます。

自己紹介を簡潔に

本文の書き方に入ります。まず始めに、相手が誰からのメールなのか分かるよう自分の簡単な紹介文を入れます。2回目以降のメールでは省略しても良いでしょう。

自分の名前については、相手が教授であるため、硬い表現「My name is ~」を使うのが無難です。もしくは、「I am ~」でも良いでしょう。略語である「I’m ~」は使わないよう注意してください。

  1. 自分の名前(フルネーム)
  2. どの科目を履修しているのか
  3. その科目が何曜日の何限にあるのか
My name is Hanako Yamada. I am taking your “English basic”class on Monday, in the second period.
私の名前は山田花子です。月曜日の2限にある「英語 基本」のクラスを受講しています
My name is Hanako Yamada, and I am enrolled in your English Advanced class on Tuesday, in the third period.
私は山田花子です。火曜日の3限にある「英語 上級」のクラスを受講しています。

目上の人に対してメールを書くときには、原則として省略形は使いません。「I’m」ではなく「I am」と書きましょう。

本文を書くときの注意点

まずは要点から!

日本語で文を書くときにも当てはまることですが、要点を書いてから詳細を書くという流れを徹底しましょう。そして、海外ではシンプルな文書が好まれます。文章は2~3個ほどに区切って書くと書きやすいでしょう。

(例)アポイントメントを取りたいとき
I would like to ask you some questions about the last lecture.
Would it be possible to see you next week?
Please let me know when you would be available.

この前の講義について、いくつか質問があります。
来週お会いできる日はありますか?
ご都合がよろしい日を教えていただけるとうれしいです。
(例)事前に欠席する旨を伝えたいとき
I am sorry, but I will not be able to attend your class tomorrow in the fifth period.
I have to go back to my parents’ house as soon as possible for family reasons.
I would appreciate it if you would tell me next homework.

申し訳ありませんが、明日5限の授業に出席できません。
家庭の事情で、一刻も早く実家に戻らなければなりません。
次回の宿題について教えていただけると嬉しいです。
(例)課題を提出するとき
Attached is the report./I have attached the report to this e-mail.
If you have any questions about it, please let me know.

報告書を添付しました/このEメールに報告書を添付しました。
ご質問がありましたら教えてください。

断定調は避けて!

文章を書くときに、断定調は避けましょう。命令のニュアンスがあるため、失礼に当たります。その代わりに、疑問文や仮定法を使いましょう。

(例)明日会えるか尋ねたいとき
I need to talk to you tomorrow.→(疑問文)Would it be possible to meet you tomorrow?
明日あなたに会うことはできるでしょうか?
(例)いつが空いているか尋ねたいとき
I want to know when you are free.→(仮定形)I would appreciate it if you let me know when you would be available.
いつであればお時間をいただけるか教えていただけると嬉しいです

文章の終わりに一言

本文の終わりには、一行空けた後に「Best regards,」「Sincerely,」などの一言を入れます。日本語で言う、「よろしくお願いします」「それでは失礼します」に当たる部分です。

署名も忘れずに

本文を書き終えたメールの最後には、署名として、送信者である自分の情報を載せます。多くても6行以内に収めるのが一般的です。

名前(フルネーム)、所属学部・大学、電話番号、メールアドレスの順に書きます。

署名に枠をつけたい場合には、*** か — を使いましょう。長さは、一番長い行に合わせます。

学部。学科をどう英語で表現するかはこちらの記事を御覧ください(*´ڡ`●)
大学生の各学部・学科を英語で【英会話の自己紹介で使えます】

NGな英語メールの署名とは?

英語メールの署名ルールとは? やってはいけないNG集まとめ 2番目の画像

英語メールの署名には、しっかりとした順番付けがあることは前項でも述べました。
このルールを知らずに自分流で英語メールに署名をしてしまうと、世間知らずだと思われて恥をかいてしまうかもしれません(泣)
 
英語メールでの署名の失敗例としてまずあげられるのは、この署名のルールを知らずに書いてしまった場合です。
具体的には、本来書くべき項目が抜けていたり、逆に書かなくてもよいことを書き加えていたりするとき。
項目をすべて網羅していても、その順番が間違っていればNG!
 
また、正しい項目・順番で書くことができていても、各項目の書き方が間違っている可能性も。
例えば、住所の書き方だが、日本語の場合は○○県××市△△、のように、大きな区分から小さな区分へと書いていくのがふつうですが、英語の署名の場合は建物名・番地から市町村・都道府県というように、小さな区分から大きな区分へと書いていかなければいけません。
 
正しい英語メールの署名の書き方を覚えて、ビジネスシーンで恥をかかないようにしましょう!

最後まで読んでいただきありがとうございました(*´ڡ`●)

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