どうも、理系大学生のSeigaです!
今回は大学生向けに英語メールの「署名欄』の書き方について紹介していきます。
ぜひとも、この記事を読む前に読んでいただければ幸いです!
- 就活メールを英文で書かなければならなくなった就活生
- 英語メールの署名欄の正しい書き方を知りたい方
最後まで読んでいただけると幸いです(*´ڡ`●)
目次: Contents
英語メールでの署名の基本ルール



冒頭でも述べたように、英語メールの署名にはしっかりとしたルールが存在する。まずはこのことを頭に入れて、どのように署名をするのかを把握していこう。
英文メールでの署名の書き方
- 1.名前(sender’s name)
- 2.肩書・役職名(title)
- 3.会社名(company’s name)
- 4.住所(address)
- 5.電話・FAX番号(telephone and fax)
- 6.Eメールアドレス(email address)
- 7.ウェブサイトアドレス(URL)
先生に英語メールを送る場合
実際の手紙・メールの書き方について記します。先生(大学の教授)に向けて手紙・メールを書く場合を想定していますが、他の人に対しても当てはまる内容です。
件名は一目で分かる内容に
件名を空欄にするのはご法度です。また、曖昧なタイトルも好ましくありません。スパムメールと間違えられて、相手に見てもらえない恐れがあります。何のメールなのか一目でわかるようなタイトルをつけましょう。
件名に入れる単語の最初の文字は、基本的に大文字です。例外として、接続詞(and, or, but…)、冠詞(a, the…)、前置詞(in, on, for…)は小文字で書きます。
~件名の例~
欠席のメール
アポイントメントを取りたいメール
Appointment to discuss the new report(新しいレポートについて議論のアポイントメント)
課題提出のメール
お礼のメール
質問のメール
メールアドレス変更のお知らせ
先生の宛名は冒頭
先生の宛名は冒頭に書きます。「Dear Professor+ラストネーム」又は「Professor+ラストネーム」を使いましょう。
その後に、,(カンマ)又は:(コロン)を付けます。,(カンマ)の方がカジュアルで、:(コロン)がよりフォーマルです。相手との関係で使い分けましょう。
田中教授へ
宛名を書いたら一段空けて、本文を書き始めます。
自己紹介を簡潔に
本文の書き方に入ります。まず始めに、相手が誰からのメールなのか分かるよう自分の簡単な紹介文を入れます。2回目以降のメールでは省略しても良いでしょう。
自分の名前については、相手が教授であるため、硬い表現「My name is ~」を使うのが無難です。もしくは、「I am ~」でも良いでしょう。略語である「I’m ~」は使わないよう注意してください。
- 自分の名前(フルネーム)
- どの科目を履修しているのか
- その科目が何曜日の何限にあるのか
私の名前は山田花子です。月曜日の2限にある「英語 基本」のクラスを受講しています
私は山田花子です。火曜日の3限にある「英語 上級」のクラスを受講しています。
目上の人に対してメールを書くときには、原則として省略形は使いません。「I’m」ではなく「I am」と書きましょう。
本文を書くときの注意点
まずは要点から!
日本語で文を書くときにも当てはまることですが、要点を書いてから詳細を書くという流れを徹底しましょう。そして、海外ではシンプルな文書が好まれます。文章は2~3個ほどに区切って書くと書きやすいでしょう。
(例)アポイントメントを取りたいとき
Would it be possible to see you next week?
Please let me know when you would be available.
この前の講義について、いくつか質問があります。
来週お会いできる日はありますか?
ご都合がよろしい日を教えていただけるとうれしいです。
(例)事前に欠席する旨を伝えたいとき
I have to go back to my parents’ house as soon as possible for family reasons.
I would appreciate it if you would tell me next homework.
申し訳ありませんが、明日5限の授業に出席できません。
家庭の事情で、一刻も早く実家に戻らなければなりません。
次回の宿題について教えていただけると嬉しいです。
(例)課題を提出するとき
If you have any questions about it, please let me know.
報告書を添付しました/このEメールに報告書を添付しました。
ご質問がありましたら教えてください。
断定調は避けて!
文章を書くときに、断定調は避けましょう。命令のニュアンスがあるため、失礼に当たります。その代わりに、疑問文や仮定法を使いましょう。
(例)明日会えるか尋ねたいとき
明日あなたに会うことはできるでしょうか?
(例)いつが空いているか尋ねたいとき
いつであればお時間をいただけるか教えていただけると嬉しいです
文章の終わりに一言
本文の終わりには、一行空けた後に「Best regards,」「Sincerely,」などの一言を入れます。日本語で言う、「よろしくお願いします」「それでは失礼します」に当たる部分です。
署名も忘れずに
本文を書き終えたメールの最後には、署名として、送信者である自分の情報を載せます。多くても6行以内に収めるのが一般的です。
名前(フルネーム)、所属学部・大学、電話番号、メールアドレスの順に書きます。
署名に枠をつけたい場合には、*** か — を使いましょう。長さは、一番長い行に合わせます。
学部。学科をどう英語で表現するかはこちらの記事を御覧ください(*´ڡ`●)
NGな英語メールの署名とは?
最後まで読んでいただきありがとうございました(*´ڡ`●)
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