大学生へ英語メールの「署名欄」の正しい書き方

英語メールでの署名の基本ルール

先生に英語メールを送る場合

実際の手紙・メールの書き方について記します。先生（大学の教授）に向けて手紙・メールを書く場合を想定していますが、他の人に対しても当てはまる内容です。

件名は一目で分かる内容に

件名を空欄にするのはご法度です。また、曖昧なタイトルも好ましくありません。スパムメールと間違えられて、相手に見てもらえない恐れがあります。何のメールなのか一目でわかるようなタイトルをつけましょう。

件名に入れる単語の最初の文字は、基本的に大文字です。例外として、接続詞（and, or, but…）、冠詞（a, the…）、前置詞（in, on, for…）は小文字で書きます。

～件名の例～

欠席のメール

アポイントメントを取りたいメール

課題提出のメール

お礼のメール

質問のメール

メールアドレス変更のお知らせ

先生の宛名は冒頭

先生の宛名は冒頭に書きます。「Dear Professor＋ラストネーム」又は「Professor＋ラストネーム」を使いましょう。

その後に、，（カンマ）又は：（コロン）を付けます。，（カンマ）の方がカジュアルで、：（コロン）がよりフォーマルです。相手との関係で使い分けましょう。

宛名を書いたら一段空けて、本文を書き始めます。

自己紹介を簡潔に

本文の書き方に入ります。まず始めに、相手が誰からのメールなのか分かるよう自分の簡単な紹介文を入れます。2回目以降のメールでは省略しても良いでしょう。

自分の名前については、相手が教授であるため、硬い表現「My name is ～」を使うのが無難です。もしくは、「I am ～」でも良いでしょう。略語である「I’m ～」は使わないよう注意してください。

1. 自分の名前（フルネーム）
2. どの科目を履修しているのか
3. その科目が何曜日の何限にあるのか

目上の人に対してメールを書くときには、原則として省略形は使いません。「I’m」ではなく「I am」と書きましょう。

本文を書くときの注意点

まずは要点から！

日本語で文を書くときにも当てはまることですが、要点を書いてから詳細を書くという流れを徹底しましょう。そして、海外ではシンプルな文書が好まれます。文章は２～3個ほどに区切って書くと書きやすいでしょう。

（例）アポイントメントを取りたいとき

（例）事前に欠席する旨を伝えたいとき

（例）課題を提出するとき

断定調は避けて！

文章を書くときに、断定調は避けましょう。命令のニュアンスがあるため、失礼に当たります。その代わりに、疑問文や仮定法を使いましょう。

（例）明日会えるか尋ねたいとき

（例）いつが空いているか尋ねたいとき

文章の終わりに一言

本文の終わりには、一行空けた後に「Best regards,」「Sincerely,」などの一言を入れます。日本語で言う、「よろしくお願いします」「それでは失礼します」に当たる部分です。

署名も忘れずに

本文を書き終えたメールの最後には、署名として、送信者である自分の情報を載せます。多くても6行以内に収めるのが一般的です。

名前（フルネーム）、所属学部・大学、電話番号、メールアドレスの順に書きます。

署名に枠をつけたい場合には、*** か — を使いましょう。長さは、一番長い行に合わせます。

NGな英語メールの署名とは？